Datainspektionen godkänner Simrishamns kommuns användning av Google Apps

Datainspektionen beslutar godkänna Simrishamns kommuns användning av Google Apps for Education (GAFE) I ett tillsynsbeslut den 16 mars gav Datainspektionen Simrishamns kommun möjlighet (med några smärre korrigeringar) att använda GAFE i skolan. Detta öppnar nu möjligheter för andra kommuner att följa i Simrishamns spår.

Bo Kristoffersson, chef för Barn- och utbildningsförvaltningen i Simrishamn säger:

– Godkännandet innebär att lärare och elever i Simrishamns skolor nu fullt ut kan fortsätta använda GAFE - den bas för information, samarbete och formativ bedömning som blivit så populär bland pedagoger och elever.

Beskedet kommer efter fem års prövningar och invändningar från Datainspektionen kring ett antal kommuners och skolors användning av GAFE. Beslutet väntas öppna slussarna för andra skolor och kommuner, som otåligt väntat på detta klartecken från DI.

Det är inte bara Googles applikationer det handlar om, utan hela vidden av molnbaserade lösningar. Som Bo Kristoffersson säger:

–Vi kan nu också fortsätta vår satsning på Chromebooks som visat sig vara ett omtyckt, pålitligt och kostnadseffektivt datorredskap i skolorna.

Det är många kommuner som arbetat för detta, inte bara Simrishamn, utan även Malmö, Helsingborg, Salems kommuner med flera. Datainspektionens kritik har inte enbart rört Googles avtal utan även hur kommunerna själva agerat i hanteringen av personuppgifter, instruktioner till Google eller information till de användande personerna själva och deras rättigheter.

Bakgrund
Runt 2010 började flera kommuner att fundera på att använda Google Apps for Education (GAFE) i sina skolor. De primära anledningarna var bra funktionalitet och låga kostnader. GAFE består av ett antal molnbaserade verktyg som på olika sätt kan förenkla och förbättra skolarbetet. Funktioner finns för skapande av såväl texter som presentationer, hemsidor, mejl, kalender, blogg och egna hemsidor.

Den 29 oktober 2011 publicerade Datainspektionen tre rapporter. De hade granskat ett privat företag (Brevo AB) och två kommuner (Enköping och Salem) och dessas användning av molntjänsterna Microsoft Azure, Dropbox och Google Apps. Alla tre kritiserades, och klart stod att de flesta leverantörer av molnbaserade tjänster hade en hemläxa att göra med sina avtal. I synnerhet utifrån Personuppgiftslagen, PUL.

Fokus i frågan har varit hur personuppgifter behandlas av kommunen (skolan) och hos den leverantör av tjänsten som kontrakteras.

Personuppgiftsbiträde Centrala frågor är att det hos kommunen måste finnas ett personuppgiftsombud som ser till att personuppgifter behandlas på ett korrekt och lagligt sätt inom den egna organisationen. Personuppgiftsombudet kan jämföras med en internrevisor som påpekar fel och brister till den som är personuppgiftsansvarig. Leverantören av tjänsten kallas personuppgiftsbiträde och det är avtalet med denne, personuppgiftsbiträdesavtalet, som har varit i centrum för utvecklingen.

Ett biträde kan vara en servicebyrå som behandlar personuppgifter på uppdrag av ett aktiebolag eller en myndighet. Personuppgiftsbiträdet får bara behandla personuppgifterna enligt givna instruktioner och riktlin jer från den personuppgiftsansvarige. Biträdet bestämmer således inte själv för vilka ändamål personuppgifterna ska behandlas.

Malmö sluter avtal
Malmö som också kraftfullt börjat intressera sig för GAFE gick vidare och förhandlade fram ett eget avtal med Google som enligt stadsjuristen i Malmö var i enlighet med PUL.

Samtidigt påbörjades en utrullning av GAFE i Malmös skolor. Men så lätt gick det inte. Datainspektionen hade fortfarande synpunkter på hanteringen av personuppgifter. Senast i ett utlåtande från Datainspektionen, 10 juni 2014, där Malmö kritiserades för otydligheter i sitt avtal med Google. Även Salem och Sollentuna och Simrishamns kommuner hade fått kritik av liknande skäl.

Datainspektionens kritik har inte enbart rört Googles avtal utan även hur kommunerna själva agerat i hanteringen av personuppgifter, instruktioner till Google eller information till de användande personerna själva och deras rättigheter.

Vad har hänt nu?
Simrishamns kommun fortsatte att arbeta med frågorna och i ett tillsynsbeslut den 16 mars gav Datainspektionen kommunen möjlighet (med några smärre korrigeringar) att använda GAFE i skolan. Detta öppnar nu möjligheter för andra att följa i Simrishamns spår. Bo Kristoffersson säger:

– Det är med stor glädje vi ser att det målmedvetna arbete som skett genom åren för att få tillstånd ett hållbart GAFE-avtal med Google nu gett resultat. Vi är många som tillsammans arbetat för detta. Bo Kristoffersson och Lotta Persson, chef respektive utvecklare på utbildningsförvaltningen i Simrishamn kommer att medverka på FL och belysa frågan.

– Vi kommer att berätta och visa hur vi i Simrishamn arbetar med Google Apps For Education, Chromebooks och strukturerade digitala läromedel. Vi kommer också att berätta om vår resa fram till det första avtalet mellan en skolkommun och Google som godkänts av Datainspektionen och visa hur andra kan gå tillväga för att PUL-säkra sin Google-satsning, säger Bo Kristoffersson.

KRISTER WIDELL OCH PETER BECKER
Frilans
E-post: peter.becker@diu.se

Länkar Simrishamn
Information om Google Apps for Education i Simrishamns skolor information till vårdnadshavare och elever. Datorn i skolan "en-till-en" och GAFE. (pdf)
Simrishamn information om PUL