Untitled Document
Av:Bosse Andersson
E-Post:bosse.andersson@utbildning.lerum.se
Intranät och virtuella
lärmiljöer
Hur har det gått med
Lerums intranät? Bosse Andersson har tidigare nummer av Datorn
i Utbildning beskrivit hur skolorna Lerum arbetat med idé-och
förstudier för ett intranät för elever och
personal i kommunens skolor. Lerum valde slutligen att satsa på
ett skräddarsytt system för kommunen som nu upphandlats.
Utgångspunkten
för vårt arbete i Lerum har varit att skaffa ett intranät som
passar våra lokala behov avseende pedagogik, metodik, budget och teknisk
infrastruktur. Det som ekonomiskt möjliggjort projektet är de medel
vi i kommunen fått genom Itis strukturbidrag. Projektresan har hittills
inte varit helt enkel och i stället för beräknade ett år
har vi nu snart arbetat i två år.
I efterhand kan vi se fördelar
med att projektet tagit längre tid än beräknat.
Organisationen som helhet är nu mer mogen för intranätet,
behoven och efterfrågan bland kollegor, skolledning och
elever är större, vi har haft grupper av lärare
och elever som testat egenutvecklade intranätsliknande miljöer,
vi i projektgruppen har för varje dag som projektet pågått
fått ny kunskap om frågor som berör intranät.
problem och lösningar
Vi har nu skrivit kontrakt med en leverantör och i samband
med höstterminens start ska vi kunna använda vårt
intranät.
En stående fråga
när jag möter kollegor från andra kommuner i landet
är: Vad har ni köpt in?
Jag kan förstå frågan
men egentligen är inte märket på intranätet
eller namnet på företaget som levererar systemet intressant.
Det som är av mer intresse är vilka funktioner som ingår,
hur de är anpassade till vår pedagogiska och organisatoriska
verksamhet, vilka behov tror vi att intranätet kommer att
tillfredställa, vilka problem har dykt upp under resan, hur
löser vi kopplingarna till vår interna server och de
elevadministrativa systemen och vad kostar hela kalaset?
Ett problem vid den här
typen av projekt där vi upphandlat ett skräddarsytt
system för vår verksamhet är att beräkna
vad det kommer att kosta? Ett annat problem är reglerna för
offentlig upphandling. Och ett följdproblem till detta blir
hur man handskas med IT-företag och konsulter som i de flesta
fall vill arbeta på något som liknar löpande
räkning.
I vårt upphandlingsunderlag
till leverantörerna specificerade vi de funktioner som vi
kommit fram till i vår förstudie. Vi angav dem som
ska krav det vill säga de skulle vara
med i den offererade lösningen och det skulle finnas en prislapp
på dem. Detta för att kunna jämföra de olika
leverantörernas anbud.
Vi förstod i förväg
att alla våra krav och funktioner antagligen inte skulle
rymmas i vår budget varför vi i upphandlingsunderlaget
angav två prioriteringsgrader. Detta i syfte att kunna stoppa
och nöja oss med funktionerna i prioritetsgrad ett. Dessutom
visade det sig i förstudien att de elevadministrativa systemen
var föråldrade och planer fanns på att byta ut
dem. Därför fick vi lägga planerna på att
integrera dessa system med intranätet på is och de
hamnade naturligt i prioritetsgrad två.
hur formulera krav?
I formulerandet av kravspecifikation och värderingen av de
olika anbuden ställs man i alla frågor inför val
av prestanda och funktionalitet i förhållande till
kostnad. Det gäller allt från krav på singellogon
eller inte, finesser i forum, chatrum, förfiningen av sökfunktioner,
layout och gränssnitt till utformandet av servermiljön.
Förutom att i upphandlingsunderlaget
beskriva den funktionalitet som krävs av intranätet
är det lika viktigt att be leverantörerna att uppskatta
vilka drifts- och underhållskostnader som deras respektive
lösningar kräver.
Andra relevanta kostnader förutom
investeringskostnaderna är olika lösningars krav på
administration och utbildning av användarna och eventuella
licenskostnader för mjukvaran.
En av våra grundbultar
är att intranätet ska behöva minimal administration
i drift. Det ska inte behövas centrala administratörer
som tilldelar rättigheter och lägger in information
utan intranätet ska vara självadministrerande i så
hög grad som möjligt. Dels för att användarna
inte ska behöva vänta på att få saker gjorda
eller inlagda i intranätet dels för att tjänster
till administratörer kostar pengar.
att handskas med IT-branschen
Hur såg de anbud ut som vi fick in? Var de lätta att
jämföra och bra beslutsunderlag?
Vi fick in totalt tretton anbud
där den angivna slutsumman varierade mellan 300 000 och 2,2
miljoner kronor. Av de tretton uppfyllde majoriteten inte våra
ska krav så de kunde läggas direkt i papperskorgen.
En allmän bild av anbuden är att de flesta var slarvigt
skrivna och det slutgiltiga priset inte framkom i offerten. Många
angav en del som fast pris men resten ville man ha på löpande
räkning. Till exempel så var inte kostnaden för
projektledning och installation angivna i ett fast pris i flera
av anbuden. Dessa offerter blev då svåra att jämföra
och givetvis kan vi inte köpa in något om vi inte har
en prislapp på slutsumman.
Till viss del kan vi förstå
problemet att räkna på jobb som inte är standard
samt att våra specifika krav för skolmiljön i
vissa fall kunde tydas på olika sätt. Ett allmänt
råd är annars att det är vi inom skolan som ska
formulera våra krav och behov och det är leverantörernas
jobb att föreslå lämplig lösning och sätta
en prislapp på den.
Vad vi fick göra var att
bjuda in några anbudsgivare för kompletterande intervjuer.
De fick där förtydliga och förklara sina lösningar
samt ge ett fast pris på dem.
IT-företag i allmänhet
lever inte på att leverera produkter utan på att debitera
timmar för sina konsulter. En tendens i många av de
anbud som vi fått i Lerum är att flera företag
dragit ut på förstudiefasen och att workshops blivit
ett mode. En viktig fråga att ställa i en kommun innan
man accepterar en offert från ett konsultföretag är:
Vilka delar kan vi klara av själva? Vilken egen kompetens
har vi? Vad kan vi lära av andra kommuner och skolor?
betala för rätt
saker
De flesta av funktionerna som ska finnas i ett intranät:
publiceringsmallar, sökmotorer, anslagstavlor, diskussionsforum
och chatrum, är standardprodukter som det finns fria skript
till eller som tredjepartsleverantörer tillhandahåller.
Det finns ingen anledning att betala ett företag för
att deras programmerare ska sitta och snickra ihop egna lösningar
av standardfunktioner. I regel har IT-företagen också
samlat på sig skript för dessa funktioner. Vad som
kostar är gränssnitt och grafiklösningar samt anpassningen
av funktionerna till kommunens server- och systemmiljö samt
de specifika önskemålen till skolmiljön.
Lärdomar från kontakter
med branschen är att i teknikfrågor finns det alltid
en mängd uppfattningar nästan lika många som det
finns konsulter.
Vissa anser att problemet med
att få en inloggning för alla våra system
e-post, hemkatalogerna på den interna servern och intranätet
från Internet går att lösa men kostar
astronomiska summor, medan andra menar att det går att lösa
relativt lätt och billigt. En del ser säkerhet och brandväggsfrågorna
som näst intill olösliga medan andra anser att det inte
är några problem. Vissa föredrar en stor server,
medan andra förespråkar en mängd små servrar
istället.
Ett sätt att minimera riskerna
att betala för mycket eller att köpa fel
lösning är att prata och diskutera med så många
olika personer i branschen som möjligt.
vad ryms i en miljon
Vi får en lösning som bygger på att 10 000 elever
och personal via Internet och en webbläsare ska kunna logga
in i sina individuella rum på intranätet. Där
kommer de att ha tillgång till sina filarkiv som finns bakom
kommunens brandväggar, sin e-post, anslagstavlor, mallar
för publicering av dokument till html, sökfunktioner
för dokument som finns publicerade för sökning
bland alla skolor och länkar till de rum som varje medlem
är inbjuden eller har behörighet till.
Personal ska kunna skapa rum
till sina kurser, till grupper av elever eller till funktioner
som rum med elevlistor, protokoll och dylikt. Till rummen ska
diskussionsforum och chatrum kunna skapas. Elever ska ha tillgång
till en funktion med respons från lärarna i elevens
olika ämnen och kurser. Personalen får en funktion
i sina rum för att skriva upp och hålla reda på
de timmar som hon/han arbetat.
Leverantör av vårt
intranätet blev slutligen Frontec vars lösning bygger
på ett koncept som de kallar Fine tools. Det
är ett system som bygger på användning av tillämpliga
delar av lösningar och moduler som företaget arbetat
fram i sina lösningar för olika kunder. De kommer att
använda tredjepartsleverantörer för bland annat
chatfunktionen samt bygga vissa lösningar som är specifika
för vår skolmiljö till exempel responsrapporterna
och personalens arbetstidsrapporter.
Gränssnitt och grafik kommer
också att anpassas efter våra behov. De tekniska lösningarna
för en inloggning (singellogon), säkerhetsaspekter och
servrar ska avpassas till vår nuvarande miljö och resurser.
Intranätssystemet är konstruerat så att det kan
byggas på efterhand som nya behov och resurser tillkommer.
Nya pedagogiska verktyg och applikationer ska kunna dras till
rummen.
nästa fas
I fas två kommer vi att söka lösningar på
kopplingar från de administrativa systemen. Som exempel
önskar vi att elevernas individuella studieplaner på
gymnasiet hamnar i respektive elevs rum. Direkt när en lärare
satt betyg på en kurs ska studieplanen automatiskt uppdateras
i elevens rum. Kopplingar från ekonomi-och lönesystemen
är också önskvärda.
Vi har som mål att intranätet
ska bidra till att öka hela skolorganisationens lärande.
Att alla lärare och elever ska kunna arbeta i och med stöd
av virtuella klassrum, att överspridning av kunskap och information
mellan olika grupper ska underlättas i kommunen, att administrativ-och
ledningspersonal får ett verktyg som förenklar och
förbättrar deras arbetsuppgifter med mera. Föräldrar
ska också får möjligheter att besöka vissa
arenor i intranätet och vi pratar då om att intranätet
också har extranätsfunktioner.
Prislappen för oss i Lerum
hamnar på drygt en miljon kronor i investeringskostnad för
intranätssystemet. Är det inte en onödig investering
när många av funktionerna finns att hämta gratis
på Internet och det kontinuerligt skapas nya tjänster
för samarbete, kommunikation och publicering på Internet?
Tyvärr fungerar inte det om man vill ha ett intranät
för all personal och elever i kommunens skolor som knyter
ihop individ-, grupp-, arbetslags-, skolenhets-, förvaltnings-
och kommunnivå både avseende den pedagogiska och den
organisatoriska miljön. Det vi i Lerum betalar för är
inte standardfunktionerna i intranätet utan anpassningen
till vår specifika pedagogiska, administrativa och tekniska
miljö.
intranät och skolutveckling
Vi har en lång och krokig väg kvar på resan för
att intranätet ska kunna lösa de problem och tillfredställa
de behov som vi vill. Till stor del handlar ett intranätsprojekt
om att arbeta med skolutveckling och förändring vilket
alla i skolvärden vet är en komplex och komplicerad
historia.
En naturlig förlängning
till de olika skolintranät som nu finns eller planeras runt
om i landets kommuner är en brygga dem emellan. När
allt fler elever, lärare, skolledare och administrativ personal
har miljöer för samarbete och problemlösning lokalt
bör det finnas möjligheter att vid behov kunna dela
erfarenheter med kamrater eller kollegor runt om i landet.
Grupper som vill lära mer
av andra och dela med sig av sina erfarenheter. Det kan vara IT-ansvariga
som håller på med intranätsprojekt, elevvårdspersonal
som söker strategier mot mobbing, rektorer som söker
sig fram i sin roll som ledare, poesiintresserade elever som har
en skrivargrupp och så vidare. En form för detta kan
vara webbplatser i form av learning communities
lärgemenskaper. Frågan är vem som ska initiera,
skapa och administrera detta: Är det vi på det lokala
planet, privata företag eller nationella organisationer som
skolverket och kommunförbundet?
Bosse Andersson
Lerums Gymnasieskola
E-Post:bosse.andersson@utbildning.lerum.se
läs.mer
Tidigare artiklar i Bosse Anderssons
serie om intranät kan du läsa i Datorn i Utbildningen
nr1/2000, 4/2000 och 8/2000.
Datorn i Utbildningen nr 3 2001. Artiklar ur Datorn i Utbildningen är copyrightskyddade ©. De får
användas för enskilt bruk. I övrigt får de
enbart spridas efter överenskommelse med redaktionen. Vill
du ha hela numret på papper, sänd en
beställning via detta system!