Av:Bengt Svenson
E-Post bengt.svenson@svekom.se

Eva år 2005
Rutinerna år datorn – pedagogiken åt lärarna

Datorn har funnits i skolan i många år, men användningen av datorn till rutinjobbet i det administrativa arbetet släpar efter.

Frånvarostatistik sköts för hand, grupplistor skrivs av manuellt av varje lärare, schemat läggs ofta över huvudet på arbetslagen, bokning av lokaler och olika sorters utrustning är en ständig källa till irritation. Betygen och underlagen för utvecklingssamtal skrivs fortfarande till stor del manuellt och budgetläget är något man inte har en aning om förrän i slutet av november.

Detta är ett dåligt utnyttjande av tid och resurser. Låt istället datorn bli ett effektivt stöd i det administrativa arbetet för skolans pedagogiska personal och ge lärarna mer tid med eleverna. När IT-kompetensen höjs kommer det också medföra att IT-stödet används mer i det pedagogiska arbetet.

Datorn och de system som många kommuner har kan redan idag underlätta och rationalisera arbetet för skolans pedagogiska personal. Organisation och invanda arbetssätt är långt större hinder för att nå en rationell administration än tekniken. Så här skulle det kunna se ut, det behöver inte dröja fem år utan kan genomföras relativt snabbt.

Vision – eller med det samma?
Eva arbetar som lärare på en 6 till 9-skola med ca 400 elever i en ort med 2000 invånare. Hon är arbetslagsledare i ett lag med elever i åk 8. Med datorstöd sköter hon både sin administration, kommunikation, pedagogisk planering och undervisning tillsammans med kolleger och elever. Datorn hon använder är ser kanske inte ut som en bärbar dator gör i dag, den är lätt, ständigt påslagen och trådlöst uppkopplad, så all information hon behöver fi nns där, en knapptryckning bort. Kommunen har ett intranät där alla resurser fi nns samlade. Varje användare har personliga rättigheter och alltså olika tillgång till information och olika program. Datorn är uppkopplad mot Internet och kommunens resurser genom skolans fasta nät eller med olika radiotekniker. Den känner automatiskt av vilken typ av kommunikation som ska användas, så Eva når alltid de resurser hon behöver direkt utan att bry sig om hur det går till.

I sin dator har Eva program som hon använder när hon sköter schemaläggning, lokalbokning, ekonomi för arbetslaget och frånvarohantering. Hon har också en grupprogramvara för att sköta kommunikation och praktisk planering i arbetslaget. Hennes kolleger har samma program och det innebär att de klarar av mycket av sitt gemensamma arbete via datorn. Nu kan mötena koncentreras till pedagogisk planering och elevvård. Lärarna har också kontakt med sina elever, deras föräldrar och skolledningen med hjälp av datorn.

De data som Eva hanterar i form av ekonomi, elevuppgifter och annat fi nns på kommunens centrala system, så de förändringar som hon gör får direkt genomslag i de centrala databaserna. Hon vet att de data och den information hon arbetar med är uppdaterad eftersom alla arbetar mot samma uppgifter. Många led i det administrativa arbetet tas bort och tid och resurser kan av-sättas för att öka tiden för arbetet i klasserna.

enkel schemaläggning och tidsplanering
Evas arbetslag arbetar till stor del tematiskt och projektinriktat. Det gör att olika lärare har varierande arbetsbelastning beroende på tema. Schemaläggnings- och tidsdelningsprogrammet gör att man enkelt kan fördela arbetet.

Den eller de lärare som har mycket planeringsansvar under ett tema kan trappa ner under en annan period. Någon har sjukt barn och har önskemål om speciella arbetstider. Tandläkarbesök, fortbildning, konferensdeltagande eller administration påverkar lärarnas tidplanering.

Med hjälp av modulen för schemaläggning och tidsplanering kan arbetslaget nu planera sin tid för varje vecka eller för den period de själva önskar. Var och en lägger in ett förslag för sin närvaro och när det är gjort diskuterar man sig fram till en lämplig lösning med rätt arbetsfördelning. Datorn håller reda på tiden så det blir enkelt att administrera. Här sköts också planeringen för hela arbetslaget, och resultatet läggs ut på intranätet och på Internet, så att alla elever kan ta del av det.

När någon blir sjuk och behöver täckas upp kan det också administreras med hjälp av programmet. Eleverna har ibland flextid och då lägger de själva in sina tider.

Tidigare pågick det ständigt en diskussion om att lärarna hade olika arbetsbelastning. Många upplevde att de fick arbetsuppgifter som lades på de vanliga utan ersättning och det skapade en hel del missnöje. Med schemaläggningsprogrammet har det blivit enkelt att fördela arbetet och nu kan Eva äntligen tydligt peka på hur mycket tid hon lägger ner på att administrera sitt lag och hon har lätttare att dra ner på andra arbetsuppgifter utan att känna att andra inte tycker hon gör sitt.

Det finns också möjligheter att vikta arbetet. Olika slags undervisning kräver ju olika förberedelsetid, så att en föreläsning för alla elever i arbetslaget skulle kunna ge mer ”poäng” än att arbeta tillsammans med fl era andra lärare när eleverna har eget arbete. Arbetslaget har inte börjat vikta arbetstiden än, men planerar göra det på försök inom en nära framtid.

Alla skolans lokaler och olika utrustning går också att boka direkt via programmet. Det fungerar mycket bra och det har minskat mycket av den irritation som tidigare uppstod när bokningarna inte sköttes ordentligt för att det var så krångligt.

e-post och grupprogram
Skolan har också tillgång till ett avancerat grupprogram där man kan lägga in konferenser och ge olika grupper av användare olika tillgång. Eva har fl era sådana konferenser. Dels en som används tillsammans med skolledningen och här sköts mycket av den rutinartade kontakten mellan skolledning och lärare. Evas arbetslag har en konferens för de vuxna och en som eleverna deltar i. Den används mest.

Ibland blir det lite för mycket tycker hon, men den tid hon är med eleverna blir mer kvalitativ. Hennes dator är upp-kopplad på ett ögonblick när hon så önskar, och hon når sin e-post där hon för tillfället befi nner sig, i skolan eller hemma.

ekonomi
Sedan ett par år har arbetslaget egen budget. Tidigare fick man listor från expeditionen någon gång per månad som visade budgetläget, och de uppgifterna stannade ofta hos Eva av tidsskäl. Nu har Eva tillgång till kommunens ekonomisystem och kan själv sköta budgeten för arbetslaget. Alla fakturor skannas in centralt och godkänns och attesteras med datorns hjälp. Allt fl er beställningar sker också elektroniskt. Budgetläget presenteras i realtid på intranätet så alla som är intresserade kan studera resultatet. Det har inneburit en ökad diskussion kring budgeten och alla i arbetslaget, och då inte bara lärarna, känner sig delaktiga och har större möjlighet att påverka hur pengarna används.

frånvarorapportering
Tidigare var det en omständlig, tidskrävande och kvalitativt tveksam hantering av frånvaro. Vid varje termins början fick assistenten uppgifter om eleverna från kommunen centralt. Hon skrev ut listor som hon lade i lärarnas fack. Varje lärare skrev sedan sina egna listor för hand, som sedan användes vid upprop varje lektionspass. Listorna fylldes med pinnar, koder och streck som sedan skulle överföras till klasslistor ett par gånger per dag. Klasslistorna skulle i sin tur sammanställas varje vecka, månad, termin och år och resultatet skulle rapporteras hem och ligga till grund för statistik. Detta fungerade aldrig tillfredsställande och var ett stående inslag på förmaningstalen från skolledningen. Kvaliteten på frånvarorapporteringen var så dålig att resultaten egentligen inte kunde användas. Det var inte sällan en lärare svävade på målet när föräldrar skulle få information om sina barns närvaro.

Nu sköts all frånvarorapportering direkt via datorn. Frånvaroprogrammet är kopplat till det schemaläggningsprogram som nämndes tidigare och det innebär att det för varje pass kan lägga in vilka som ska närvara om man så önskar. Eftersom datorn vet vilken tid och dag det är så kommer rätt lista upp automatiskt. Läraren som sköter frånvaron markerar bara frånvaro, sen ankomst eller motsvarande. Allt lagras i en central databas och därmed är allt klart. Man kan mycket enkelt och direkt se närvaron per elev, vecka eller dag, föräldrarna får rättvisande statistik och kvaliteten har höjts avsevärt.

ökad föräldrakontakt
Frånvaron förs in i ett centralt register och nu kan de föräldrar som behöver, på Internet i realtid se om deras barn var i skolan. Via kommunens intranät kan man ge föräldrarna tillgång att läsa schemat, närvaron, budgetläget, sitt barns lagrade arbetsmaterial med mera. Mycket av det material man arbetar med fi nns också på nätet, så det är enkelt att arbeta hemifrån om man glömt läxboken eller blivit krasslig. De kan också följa sina barns utveckling i skolan via Internet. Den individuella studieplan som varje elev har följs kontinuerligt upp på webben.

Det enkla sättet att via datorn hålla kontakt med föräldrarna om veckoplanering, frågor om läxor, frånvaro och allehanda saker har inneburit att arbetslaget har fått en mycket bättre kontakt med många föräldrar. Eva har aldrig tidigare mött så många som även på högstadiet intresserar sig för skolan. De fysiska mötena med dem har ökat sedan de fi ck bättre möjlighet att följa skolans arbete.

Varje elev har hemifrån tillgång till skolans program och resurser genom så kallade tunna klienter. Det har inneburit att skolans arbete förändrats radikalt. Man har infört flextid under vissa perioder och eleverna kan göra en del av sitt arbete hemifrån när de och lärarna tycker det är lämpligt. Ofta samlas en grupp elever som ska göra ett arbete tillsammans hemma hos någon och behöver man hjälp så kan det ofta lösas med e-posten. Det har också fört med sig att de elever som behöver extra hjälp, eller föredrar att arbeta i skolan kan få mer vuxenstöd.

effektiva rutiner ger tid över
Mycket av den tid som tidigare lagts ner på administration sköts nu direkt via datorn och det ger lärarna mer tid att vara med eleverna. Men vägen dit var lång. Det började med att skolan började arbeta med i arbetslag för några år sen. Då förändrades mycket av den gamla organisationen och man tyckte att det behövdes snabbare och framför allt enklare sätt att hantera de administrativa uppgifterna. Som tur var både skolledning och förvaltning med på att pröva nya vägar. Det krävs också en väl utbyggd IT-infrastruktur för att göra det möjligt för Eva, hennes kolleger och elever att vara uppkopplade när de behöver och kommunen har lagt ner mycket arbete och pengar för att tillhandahålla de system som krävs. I början var det också si och så med både intresse och kompetens att hantera datorer och applikationer från många av Evas kolleger, men när de insåg hur mycket tid de kunde spara och att kvaliteten i arbetet kunde höjas med hjälp av de nya verktygen gick det lättare.

En effekt som man inte räknat med är att när alla började använda datorer för att sköta sin administration så höjdes datorkompetensen i allmänhet. När nyttan blev tydlig ökade användningen och därmed kompetensen. Fler och fl er av lärarna kom över den trots allt ganska höga tröskel som fi nns för att bli en van datoranvändare. Det medförde i sin tur att IT-användningen i det pedagogiska arbetet tog ny fart och att många nya idéer nu kan prövas i arbetet med eleverna. Men det är en annan femma!

BENGT SVENSON
IT-strateg,
Svenska kommunförbundet/ Landstingsförbundet
E-Post:bengt.svenson@svekom.se