Av:Bosse Andersson
E-Post:bosse.andersson@utbildning.lerum.se

[artikel.länkar]

INTRANÄT I LERUM:
Piloter testar och utvecklar

I en serie artiklar har Bosse Andersson, beskrivit arbetet med att skapa ett funktionellt skräddarsytt intranät för skolorna i Lerum. Nu finns intranätet på plats, har testats och ska till hösten användas på flera håll.

I Lerum har vi utvecklat ett intranät – Lernet – för 10 000 användare i kommunens alla skolor och förskolor. Idéstadiet inledde vi för tre år sedan och är nu i en fas där olika grupper och enskilda individer testar systemet.

Snart är det dags för oss i projektgruppen att lämna över ansvaret till förvaltnings- och skolledningar. Under vårterminen har barn- och ungdomsförvaltningen och utbildningsförvaltningen haft ”piloter” igång som testar intranätet. Det är allt från personal på en F-5 skola till arbetslag, utvecklingsprojekt och ledningsgrupper på olika skolor.

Syftet med pilottesterna är att i drift undersöka hur de olika funktionerna fungerar i varierande verksamheter. Vad som saknas, hur driftsäkert systemet är och att de olika testpiloterna själva ska upptäcka vilka pedagogiska och administrativa möjligheter och begränsningar som finns med intranätet.

användarnas synpunkter
En av fördelarna med att upphandla och utveckla ett eget intranät är att projektgruppen inte levererar ett färdigt system till användarna. Vår intention med Lernet är att det ska vara ett levande system som ska utvecklas i takt med användarnas behov och den tekniska utvecklingen. Behoven varierar från skola till skola och även inom en skola. Synpunkter och önskemålen från testpiloterna ligger till grund för ändringar och nya beställningar.

Under testperioden har vi bland annat beslutat om förbättringar av responsfunktionen och av diskussionsforumen – användarna ska kunna välja olika visningslägen och inläggen ska kunna modereras. Dessutom har vi gjort mindre förändringar av gränssnittet samt beställt ett bokningssystem.

Det finns önskemål om ”notifiers”– att kunna bevaka nya händelser i de olika rum användaren är medlem i – och meddelandefunktioner i systemet som vi hoppas kunna förverkliga på sikt.

Vi håller också på med att tillsammans med företaget P.O.D.B att anpassa deras projekt- och omdömesdatabas till Lernet i syfte att denna funktion ska vara ett stöd vid arbetet med elevernas utvecklingssamtal på olika stadier. I fas två planerar vi att söka lösningar för att integrera vissa delar av våra elevadministrativa system och andra relevanta verksamhetssystem till intranätet.

gamla och nya strukturer
Förbättringar och förändringar av funktionalitet, säkerhet, gränssnitt i intranätet och teknisk prestanda i servermiljön går alltid att lösa. LerNet är komponentbaserat vilket gör att nya funktioner ska kunna anpassas till systemet. Men ur mitt perspektiv är de mjuka delarna i implementeringsarbetet mer kritiska.

Ett skolintranät kan användas för att permanenta gamla hierarkiska strukturer eller göra en skolorganisation än mer till en ”låt gå organisation” – var och en gör som de alltid har gjort. Eller så kan ett intranät vara ett medel till att lättare uppnå en mer innovativ och lärande skolorganisation. Där erfarenheter mellan lärare, skolledare och andra professioner i organisationen görs tillgängliga och synliga.

Ett intranät kan skapa förutsättningar och innehålla arenor som möjliggör att tankar, synpunkter, erfarenheter och idéer kan delas och mötas synkront eller asynkront i en organisation över geografiska och organisatoriska gränser. De flesta skolor inte minst på högstadie- och gymnasienivå är stora arbetsplatser och utan ett intranät är det svårt att skapa dessa arenor med delade erfarenheter.

Men ett intranät i sig skapar inte denna förändring. Jag har sett företag och skolor som har tekniskt och funktionsmässigt

väl fungerande intranät, men de används inte i någon högre utsträckning. De används av vissa öar i organisationerna. Det finns inga färdiga recept för hur man når framgång i denna fråga men det är viktigt att ha en strategi. Ett vanligt problem i skolvärlden, där många frågor delegeras ner i verksamheterna, är att IT-frågorna är en av områdena som kör på stickspår. Att de lever sitt eget liv och inte integreras i de övriga skolledaruppgifterna och andra pågående utvecklingsprojekt.

informationsspridning
– push eller pull
I Lerum har vi som ambition att det är ledningen för respektive förvaltning och skolenhet som ska bestämma vilken övergripande information som ska presenteras i intranätet. Vilken information som är nödvändig för alla i organisationen. På andra nivåer är det grupper, arbetslag och elever som själva ska föda intranätet med information, samtal, diskussioner och problemlösningar.

Skolledarna är centrala som föredömen för hur intranätet ska användas för information och kommunikation inom en skola. De bör själva vara aktiva användare samt fastställa en plan för vilken kanal som ska användas för vilken typ av information för att minska informationsanarkin när det gäller central information. I denna fråga tar vi små steg i taget och strukturerna och tillvägagångssätten kommer att se olika ut i de olika förvaltningarna och på de olika skolenheterna.

Till exempel har en ledningsgrupp i kommunen beslutat att all information som tidigare skickades runt via e-post inom gruppen nu bara ska finnas i ett ledningsrum i intranätet. På min skola är det planerat att från höstterminens start ska information som klass-, grupplistor, blanketter och protokoll finnas tillgängliga via intranätet. Den informationen ska vara strukturerad och finnas i speciella rum.

Ledningen för varje skola ska också bestämma vilken information som ska läggas ut på den anslagstavla som når alla användare. Denna information är datummärkt och försvinner automatiskt efter en viss tid. För den centrala informationen anlägger vi ett traditionellt rationalistiskt tänkande på hur vi tror att information kan spridas.

välja vad jag vill veta
Designen av Lernet möjliggör ett ”pulltänkande” i motsats till ett traditionellt ”pushtänkande”. Det innebär att det är tänkt att alla i organisationen kan publicera material i intranätet och ange om den är sökbar för andra. Detta för att stimulera till en mer innovativ organisation där lärande och erfarenheter kan överspridas inom en skola och mellan skolor.

Som användare ska jag inte översköljas av information utan jag ska kunna nå den vid behov. Jag ska inte heller behöva veta i vilket rum som informationen finns publicerad. Genom sökfunktionen ska jag hitta det som är relevant för mig och mina behov.

Ett annat syfte med möjligheterna till ett ”pulltänkande” är att minska informationsstress och informationsöverflöd för varje medlem i en skolorganisation.

Men som sagt detta löser sig inte automatiskt. Det krävs en tydlig informations- och kommunikationsstrategi för central information i en skola samtidigt som det också handlar om att förändra beteendet hos många i organisationen. Dels till att ta eget ansvar för att söka den information man har behov av. Dels till en vilja att dela med sig av egna kunskaper och erfarenheter.

kommunikation och gemensam problemlösning
En annan dimension i användandet av ett intranät är hur det kan användas för kommunikation och problemlösning. Ett intranät är inte bara ett lager av information utan ambitionen med LerNet är att det ska vara en arena för aktiviteter där användarna är aktörer.

Mer och mer arbete i våra skolorganisationer organiseras i form av team, arbetslag och projektgrupper. Pilotförsöket visar att grupper inom kommunen som ”Attraktiv skola”, ansvariga för lärarkandidater och vissa arbetslag använder intranätet för samordning och problemlösning i sitt arbete. Vi har även fått önskemål från grupper som samarbetar mellan skolorna och förvaltningarna – som elevvårdspersonal och specialpedagoger – att de vill lära sig komma igång och skapa projektrum i Lernet.

Nu finns verktyg för samarbete i form av diskussionsforum, chattrum och gemensamma anslagstavlor och dokumentarkiv. Förhoppningsvis ska vi kunna utveckla fler kollaborativa verktyg för att underlätta denna form av arbete.

reflektion och lärande
Ytterligare en nivå handlar om hur utbyte av erfarenheter, synpunkter och idéer inom hela skolorganisationen, både på det vertikala och horisontella planet, kan stimuleras.

De tekniska möjligheterna existerar men grunden för att ändra organisationerna i den riktningen handlar till största delen om att förändra tankesätt och kulturer.

En viktig fråga är hur man skapar en kultur och ett incitament för att få medlemmarna i organisationen att bidra till att det förs en dialog. Att flera perspektiv möts samt att individer och gruppers privata och professionella erfarenheter och synpunkter kan omvandlas till fördelar för hela organisationen

Lärande organisationer, teamorganisation, arbetsplatsintegrerat lärande och mer reflekterande lärare och skolledare är populära honnörsord i dagens organisationsretorik. Men att genomföra idéerna är en annan sak. Informationssystem löser inte problemet, men de kan vara en viktig kanal och möjliggöra nya arbetssätt i skolorganisationen.

underlätta vardagen
En tredje nivå av användandet av ett intranät är hur det ska kunna underlätta vardagen för lärare och elever i det som är skolans kärnverksamhet; undervisningen. Vi har valt att börja implementeringen av intranätet med att personalen ska känna sig förtrogna med funktionerna i systemet. All personal har rättigheter att själva skapa nya rum och där välja hur de vill möblera dessa. Vissa lärare och arbetslag har börjat testa Lernet tillsammans med sina elever. Intranätet kan ge stöd för olika pedagogiska och metodiska synsätt.

Även om systemet bygger på en transarens; att erfarenheter, diskussioner, lektionsmaterial, elevarbeten med mera kan göras synliga och tillgängliga för alla, kan lärare och arbetslag själva välja graden av öppenhet. De väljer om de ska arbeta kollaborativt eller enskilt, om de vill använda intranätet för att dokumentera elevernas lärande etcetera. Användningen kommer att skilja sig åt beroende på pedagogernas kunskapssyn, arbetssätt och vilka elever man arbetar med.

tid en nyckelfaktor
Ett intranät för skolan kräver en god funktionalitet som stöder en variation i synen att se på lärande. Det måste vara lättanvänt, driftsäkert och ha snabba accesstider. Men sedan är det upp till respektive skola att få personal och elever att använda det, att fylls det med användbar information, att se nyttan och fördelarna med systemet.

För detta uppdrag krävs det tid. Tid för utbildning av användarna, samtal och diskussioner om möjligheter och fallgropar samt organisatorisk uthållighet. En långsiktighet i arbetet och utrymme för tillfälliga misslyckanden.

Bosse Andersson
Lerums Gymnasieskola
E-Post:bosse.andersson@utbildning.lerum.se