Av:Bosse Andersson
E-Post:bosse.andersson@utbildning.lerum.se

Skolan och Intranätet

Har de köpt ett färdig system eller utvecklat ett eget? Vilka problem har dykt upp under vägen för projektgruppen i Lerum.

I årets första nummer hade vi ett intranätstema där Bosse Andersson beskrev planerna och idéerna som grundskolorna och gymnasieskolan i Lerum har för ett gemensamt intranät i kommunen.

Arbetet har fortskridit under våren och kunskaperna om vad som krävs har ökat.

Resan fram till inköp av ett bra webbaserat intranät har blivit längre än vad vi i projektgruppen förväntade oss. Främst beroende på att inget av de system som finns på marknaden helt passar våra behov och önskemål.
Det har medfört att vi gått ut med en upphandling av ett system efter våra krav.

val och problem
I första fasen under höstterminen ägnade vi oss åt att prata fram en samsyn på vad ett intranät kan vara och vilka funktioner som vi anser är centrala i ett system som ska underlätta elever och lärares lärande.

Beroende på bakgrund och erfarenhet hade vi olika bilder av intranät. De samtal och diskussioner som vi hade var konstruktiva och kreativa och en viktig grund för att vi under resten av projektet har samma mål i sikte. Parallellt med kravdiskussionerna undersökte vi de program och tjänster som marknaden har att erbjuda vilket gav idéer och perspektiv till våra önskemål.

förankring
I andra fasen var det dags att bredda diskussionerna och förankra projektet i organisationen. I Lerum har vi ambitionen att arbeta med ett "bottenupp-perspektiv" och inte tilldela skolorna ett färdigt system uppifrån.

Förutom en styrgrupp med våra förvaltningschefer skapade vi en referensgrupp till projektgruppen. I referensgruppen finns skolledare, administrativ personal, elever och lärare från både grundskolan, gymnasiet och komvux.

Istället för att låta en konsult genomföra en förstudie valde vi att själva intervjua referensgruppen. De olika grupperna av användare samlades gruppvis och vi förde samtal om hur de nu arbetar med administration, vilka externa och interna kontakter de har, hur deras arbets- och lärmiljöer ser ut, hur de nu använder IT-stöd.

kravspecifikation
Vid dessa samtal framkom det många bra idéer och synpunkter. Att samla personer som sysslar med samma saker på olika skolor och förvaltningar innebär i sig ett lärande och en överspridning av kunskap. Oftast är det så att de som bär på problemen också är de bästa problemlösarna.

De olika intervjuerna utmynnade i en kravspecifikation på användarnivå. Den innehåller bland annat funktioner som att systemet ska vara:

• webbaserat
• bygga på en rumsmetafor
• vara självadministrerande i så hög grad som möjligt
• användarnas hemkataloger/filarkiv ska vara tillgängliga via webben
• lärare ska lätt kunna skapa virtuella klassrum
• ge stöd för arbete med elevportfolios
• klasslistor, scheman och elevernas studieplaner ska automatiskt uppdateras från de administrativa programmen till intranätet

låta alla testa eller bara piloter?
Efter att behoven av ett intranät inventerats och specificerats började vi fundera över hur ett färdigt system ska implementeras.

En mängd frågor dök upp i detta sammanhang. Ska vi från början köra på i full skala och låta alla 7000 användare få tillgång till intranätet? Finns det tillräckligt med datorer till lärare och elever? Kan vi ge pedagogisk och teknisk support till alla användare? Hur kan vi med ett intranät stödja de förändringsarbeten som pågår ute på skolorna? Hur kan vi arbeta för att intranätet ska bidra till en mer lärande organisation? Hur får vi med oss ledningsgrupperna på de olika skolorna så att de ser intranätet som ett verktyg för att leda det pedagogiska och administrativa arbetet? Hur kan ett intranät ge stöd till att lättare uppnå de olika mål som finns i våra styr- och måldokument?

Tillsammans med styrgruppen beslöt vi att inte starta upp i full skala. Vi kommer att köra en pilotomgång med några arbetslag på olika skolor i kommunen. Rektorerna i kommunen har fått erbjudande om att vara med och föreslå lämpliga arbetslag. Som krav ställer vi att de har god tillgång på datorer, att de frigörs under fyra halvdagar under startterminen för kompetensutveckling, att intranätet ska ses som stöd i ett pågående utvecklingsarbete.

Genom att sätta igång med ett begränsat antal piloter tror vi att vi har möjligheter att ge dem fullgod support. Resurser och tjänstefördelningar kan anpassas så att det blir lag som har bra förutsättningar för att arbeta med intranätet. Tanken är att dessa lag sedan kan stötta andra lag på sina skolor när systemet kommer att köras i full skala.

vad är det som kostar?
För att se om vi är rätt ute med våra planer har vi under projektets gång haft informella kontakter och hjälp av bollplankspersoner i andra kommuner som redan har ett intranät, av anställda i IT-branschen samt av experter på skolverket. Vid en träff med några av dem framkom det att den tekniska delen av vår förstudie är ofullständig. Det som krånglar till det är kopplingarna mellan de administrativa systemen och intranätet.

Vill vi kunna spegla ut elevlistor, frånvarorapportering, betyg och studieplaner krävs beskrivningar av de administrativa systemen, säkerhetsaspekter med mera som vi inte själva klarar av. Därför har vi nu gått ut med en upphandling för en kompletterande förstudie.
Upphandlingen av intranätssystemet kommer att ske i början av höstterminen och till starten av VT-2001 tror vi att piloterna ska kunna använda sig av vårt intranät.

kopplingar administration och virtuella klassrum
Hade vi valt att bara satsa på ett webbaserat system med virtuella klassrum och inte haft önskemål om kopplingar till de administrativa systemen skulle vi kunnat köra igång redan till hösten.
Det som ställer till problem och kostar stora summor är just de kopplingarna. Därför har vi i vår anbudsbegäran delat upp beställningen i två faser för att beroende av kostnaderna kunna starta med ett "enklare" intranätssystem som kan byggas ut.
Att göra en upphandling av ett intranätssystem är en komplex och komplicerad historia, inte minst i dessa tider av snabba tekniska förändringar. Vår ambition är få ett så flexibelt system som möjlig för den budget vi förfogar över och att både elever och all personal får ett system som underlättar och ger stöd för att utveckla respektive grupps arbete.

Bosse Andersson
E-Post:bosse.andersson@utbildning.lerum.se