Molntjänster – underlättar för lärare och elever

Släpp loss molntjänsterna – med koll på regelboken

Molntjänsternas intåg i skolan har betytt enormt mycket positivt för pedagogiken och för lärarnas och elevernas arbetssituation. Utbudet av pedagogiska hjälpmedel har mångdubblats och tillgängligheten ökat. Få eller inga installationer behövs och alla uppgraderingar sker automatiskt.

Enkelhet och smidighet har ersatt den tröghet och det krångel som datoranvändning i klassrummet tidigare ofta innebar. Som en viktig biprodukt har skolornas beroende av it-avdelning och it-expertis nästan helt försvunnit. Nu är det egentligen bara synkningar av användarkonton och skötseln av de trådlösa nätverken som it-avdelningen behöver hjälpa till med - allt annat bör skolan och skolförvaltningen kunna klara själva. Detta är bra för det säkerställer också att den it-pedagogiska processen verkligen ägs av skolans och skolförvaltningens representanter och inte hamnar på entreprenad hos någon annan.

Molnets intåg har med andra ord i stor utsträckning varit en befrielse och en framgångssaga och för alla som arbetar i skolan.

Men nästa stora uppgift står nu för dörren. Hur ser vi till att alla avtal finns på plats så att vi kan möta personuppgiftslagens och Datainspektionens krav, och inte minst de krav som snart kommer med den nya EU-förordningen (från 2018)? Och hur säkerställer vi att hanteringen av personuppgifter i molnet går till på rätt sätt ute i verksamheterna?

Här finns det mycket att göra och initiativet måste komma från skolförvaltningen eller motsvarande i kommunen eller hos den enskilda huvudmannen. Det är som nämnts inte it-avdelningen eller någon annan aktör som äger frågan kring rätt datahantering i skolan. Det är den egna nämnden – den nämnd eller styrelse som ansvarar för skolan - som bär ansvaret och som ställs till svars om rätt avtal inte finns på plats och om personuppgifter hanteras fel ute i verksamheterna.

Att skyndsamt se över detta blir ännu mer angeläget när vi står inför den nya EU-förordningen som är tänkt att träda i kraft 2018 och som kommer att innebär striktare tillämpningar, samt inspektioner kombinerade med ett batteri av kännbara viten för dem som fallerar i sitt ansvar.

Två saker att tänka på
Att säkerställa en riktig användning molntjänster i skolan innehåller egentligen två steg:

1. Att ett avtal, som innehåller rätt saker, finns på plats med dem som hanterar personuppgifter (molntjänstleverantörerna).

2. Att man med en riskanalys som bas ser till att molntjänsterna används på rätt sätt i den egna verksamheten – det vill säga att alla användare håller sig inom ramen för det tillåtna och vet sina rättigheter och skyldigheter.

När det gäller den första punkten så är den i regel den lättaste att fixa. Att sluta avtal med de stora molnleverantören – såsom Google och Microsoft – var länge ett problem eftersom avtalens innehåll var undermåliga och Datainspektionen underkände dem. Avtalen saknade ofta tydlighet kring vilka ändamål personuppgifterna skulle användas till och det saknades tydliga uppgifter om när användarinformationen raderas vid avtalens upphörande. Nu är det dock annorlunda och i fallet Google Apps så kom genombrottet i mars i år (2015) då Datainspektionen granskade och godkände Simrishamns kommuns avtal med Google (ett avtal som vid den tidpunkten även fanns i några andra kommuner). Detta avtal är nu ett standardavtal som skolor och kommuner kan använda sig av. Motsvarande finns för Microsofts tjänst, Office 365.

Vad gäller punkt 2 – ett riktigt användande av personuppgifter på skolorna – så är det här de stora utmaningarna finns och det är här det kommer att bli ännu tuffare när vi närmar oss 2018 och den nya EU-förordningen.

Saker att ha koll på
Detta är riskområden som nämnd, förvaltning och huvudman bör ha ögonen på:

• De flesta molntjänster, inklusive Google Apps och Office 365 får bara användas för hantering av icke-personkänslig information (såsom definierat av personuppgiftslagen, PUL). Därför används andra tjänster för den hanteringen – det vill säga för hanteringen av åtgärdsprogram, personliga omdömen med mera – detta utan att det finns säker inloggning till dessa system (bank-id eller tvåstegsinloggning). Så får det inte vara.

• Skolans lärare och elever slår på egna funktioner – appar eller tredjepartsprogram – som nyttjar användardata från modersystemet, till exempel Google Apps eller Office 365, men dessa tjänster ligger utanför det PUL-säkrade avtalets ram. Så får det inte gå till.

• Skillnaden mellan en strukturerad och ostrukturerad behandling av personuppgifter försvinner med den nya EU-lagstiftningen. Här måste skolan se upp. Som ostrukturerad användning räknas det fria skrivandet av text och användandet av ljud och bild på till exempel bloggar och i sociala medier. Användandet av personuppgifter i denna typ av produktion begränsas inte på samma sätt i den nuvarande lagstiftningen. Men här kommer alltså skolan att tvingas tänka om en hel del framöver och tillse att den ostrukturerade behandlingen också sker inom ramen för tjänster som täcks av PUL-säkrade molntjänstavtal.

Detta kan man börja göra idag
• Se till att ha riktiga och godkända biträdesavtal med samtliga molntjänstleverantörer som skolan använder sig av.

• Se till att säker inloggning verkligen finns för de system som hanterar personkänslig information, inte minst för den typ av program som hanterar frånvarohantering, skriftliga omdömen, åtgärdsprogram som är så vanligt förekommande ute på skolorna.

• Se till att en process påbörjas för att fasa ut molnverktyg, appar och annat i skolan som hanterar personuppgifter men som det saknas kvalificerade avtal för.

• Påbörja identifieringen av var ostrukturerad hantering av personuppgifter sker idag, till exempel i sociala medier, på bloggar och i appar, och ta fram en plan för hur dessa kan fasas ut och istället flyttas så att de finns och används inom ramen för de tjänster där PUL-säkrade avtal finns.

BO KRISTOFFERSSON
E-post: bo.kristoffersson@live.se

Bo Kristoffersson är förvaltningschef för utbildning och kultur i Lomma kommun. Tidigare utbildningschef i Simrishamns kommun, konsult på Learnit24 samt rektor och utvecklingsledare på Viktor Rydbergs skolor.

Molntjänster
Molntjänster är it-tjänster som tillhandahålls över Internet. Det kan till exempel handla om appar, tillämpningsprogram, serverprogram och lagring av data. Molntjänster är svenska för det engelska namnet cloud computing.

Det finns många olika typer av molntjänster. Vanligen behöver användaren inte särskilt kraftfulla datorer eller annan programvara än operativsystem, webbläsare och en uppsättning program som körs via webbläsaren. Om all datahantering sker inom ramen för molntjänsten behöver användaren alltså inte installera andra tillämpningsprogram. Fördelar med molntjänster är att användaren inte själv behöver uppdatera, installera eller ta säkerhetskopior av sina data. Detta sköter leverantören av molntjänsten åt användaren.

Molntjänster för skolan finns antingen i form av paketerade tjänster, till exempel Google Apps For Education (GAFE) och Office 365, eller i form av de många olika så kallade “lärplattformar” som används på skolorna för till exempel frånvarohantering eller åtgärdsprogram. Eller så kan en molntjänst vara en mer begränsad och riktad tjänst eller app som en skola eller lärare bestämmer sig för att använda inom ett specifikt ämne. Sveriges Kommuner och Landsting, SKL, har en handledning för kommuner med praktiska exempel kring molntjänster och skola: bit.ly/sklmoln