Av:Bosse Andersson
E-Post:bosse.andersson@utbildning.lerum.se

Skolan och
intranätet

Det är en mängd frågor vi ställs inför i skolans värld när ett intranätsystem ska införskaffas. Vad är ett intranät? Varför ska skolor ha ett intranät? Finns det speciella intranät för skolan? Ska skolor bygga egna nät eller köpa färdiga system? Vad kostar det?

I Lerums kommun håller vi på och undersöker marknaden så att våra elever, lärare, administratörer och skolledare ska få ett intranät som underlättar lärande, intern kommunikation och informationsspridning.

strukturbidraget
I höstas bildades en projektgrupp med personal från både grundskolan och gymnasiet för att arbeta med en gemensam intranätslösning. Samarbetet mellan de två förvaltningarnas IT-folk började med att vi gemensamt ska administrera Itis-utbildningen i kommunen.

I Itis-paketet ingår förutom utbildning av arbetslag ett infrastrukturbidrag till alla kommuner. Bidraget är tänkt till att bygga ut fasta nät så att alla landets skolor ska ha goda och snabba uppkopplingar till Internet.

Eftersom nästan alla skolor i Lerum är uppkopplade mot ett internt utbildningsnät som i sin tur är anslutet till Internet så kan vi förfoga över infrastrukturbidraget till andra infrastödsfrämjande åtgärder. Förutom webbmail till alla elever och lärare prioriterar vi i struktursatsningen ett intranät

lerums kravspecifikation
Vi startade med att inventera vilka behov ur användarsynpunkt som vi har på skolorna. Detta arbete utmynnade i en kravspecifikation. Genom att intervjua ett urval av lärare och elever kom vi fram till följande krav av ett intranät:

1. Lättnavigerat - lätt att hitta. Ska vara enkelt att arbeta med och passa för såväl sexåringar som komvuxelever.
   
2. Webbaserat: hemkatalog på webbservern för alla. Samtidigt skall hemkatalogen på nuvarande server finnas kvar för lagring av dokument som kräver en högre säkerhet.
   
3. Det skall vara enkelt att publicera dokument på de olika nivåerna. Exempelvis skall elever kunna redovisa sina arbeten och lägga upp sin digitala portfolio. Lärare skall kunna lägga upp fakta och instruktioner. Administrationen skall kunna lägga upp klasslistor, schema och så vidare.
   
4. Intranätet skall kunna nås från såväl utbildningsnätet som det administrativa nätet via Internet.
   
5. Tillgång till konferenssystem (diskussionsgrupper) på de olika nivåerna.
   
6. Behörigheter på olika nivåer: Förvaltning, skola/rektorsområde, arbetslag/ program, klass/kurs
   
7. Det skall finnas en ansvarig för varje nivå. Denna person ansvarar för att aktuell och efterfrågad information läggs ut samt städar bort inaktuell information.
   
8. Intranätet skall vara lätt att administrera och inte kräva extra supporttjänster.

undersöka marknaden
Med utgångspunkt från kravspecifikationen började vi undersöka vilka system som finns på marknaden för skolbruk. Det visade sig att i stort kan man dela in marknaden i tre kategorier.

Skolor och kommuner som tidigt utvecklat egna system. Systemen bygger på publicering och lagring av dokument på intranätet. De är inte webbaserade utan kräver uppringning och modempooler om elever, lärare ska nå sina dokument hemifrån.

Många skolor och kommuner använder sig av First Class som från början är ett konferenssystem för till exempel distansutbildningar men som också kan användas som en form av intranät. Andra liknande konferenssystem är Luvit (Lunds universitet) och Learn Loop (Göteborgs Universitet).

Nu börjar det dyka upp intranätsystem direkt anpassade för skolan. Bibliotekstjänsts Flit har funnits i något år och ett antal pilotskolor testar nu ett system kallat Den digitala skolbänken.

flit
Flit är webbaserat, lärare eller elever når intranätet via Internet och de har sina hemkataloger ute på nätet. Var de än befinner dig kommer de åt intranätet och sina sparade filer. Flit kräver att varje enskild skola skaffar en server, det går bra att använda en vanlig pc, där programvaran och hemkatalogerna läggs. För Flit betalar skolan 50-60 kronor per år beroende på antalet användare och för det får man också support.

Flit är uppbyggt kring en skolmetafor. Användaren hamnar med Flit först i en huvudmeny där du kan välja att gå till "Skolan" där det finns anslagstavla, schema, matsedel och webbkonferens. Andra val i menyn är "Eget" där eleven kan nå sitt hembibliotek och sitt schema.

Under valet "Ämnen" kan lärare lägga ut uppgifter till eleverna i olika ämnen och kurser. I materielrummet kan dokument i olika ämnen kan sparas. Om användaren vill skriva en text som ska publiceras klickar hon på "Stil" som är en ordbehandlare där texten automatiskt sparas som html. Flit har också ett eget postkontor i form av en webbmailfunktion. I nya versionen av Flit som kom nu till vårterminen finns också en frånvaromodul och flera andra nya funktioner.

digital skolbänk
Den Digitala Skolbänken är också webbaserad men har färre funktioner än Flit. Det finns till exempel inget filarkiv eller möjligheter för elever att publicera sina dokument. Detta intranätsystem är utvecklat av ADB-Partner Nordic AB tillsammans med lärare från Ronneby och är avsett främst för grundskolan.

Syftet har varit att skapa en naturlig och enkel plattform så att elever, lärare och föräldrar lättare kan utnyttja de IT-resurser som finns i skolan. Med Skolbänk vill man hjälpa till att öppna skolan för kommunikation mot samhället.

Systemet är uppbyggd med kalendrar, anslagstavlor, skolkataloger, diskussionsforum och e-postfunktion. För att underlätta informationsspridning och kommunikation internt och externt verkar Skolbänken vara ett lättanvänt hjälpmedel.

intranät på internet
På Internet ökar de tjänster som erbjuder och säljer utrymme och funktioner till företag och organisationer så att de kan administrera och samordna sina projekt via webben (se DIU nr 5-99). Exempel på denna typ av tjänster är till exempel Projektplatsen.se och Telias Instant Office.

Dessa projektplatser har tillämpningar som gör att de kan användas som begränsade intranät. Telia har anpassat sin tjänst för skolan under namnet Instant School. Den påminner i sin funktion om Flit, men skolan behöver ingen egen server utan köper plats hos Telia.

Programvarutillverkaren Lotus säljer en applikation Quick Place som också är en form av projektplats. Den är webbaserad men i motsats till Projektplatsen och Instant Office köper användarna ett pro-gram som läggs på företagets/organisationens egen webbserver. Quick Place är uppbyggd kring en husmetafor och administratören av ett hus bjuder in deltagare som får tillgång till verktyg som diskussionsgrupper, publiceringsmöjligheter, filarkiv och sökmotor.

Vår projektgrupp fick en visning av Quick Place som har många funktioner och verkar vara lätt att använda, men vår känsla var att den inte passar så bra för skolbruk. Lotus erbjuder nu bra priser till skolor för produkter till skolor som Notes, Domino och Quick Place. En nackdel med företagets produkter anses vara att de kräver mycket administration.

virtuella rum
Vår projektgrupp i Lerum har också tittat på Virtuella rum från Cell Networks. Ett intranätsystem som i sin struktur lätt kan anpassas till skolans behov. Systemet bygger på att användarna arbetar i olika rum på Internet.

Du startar i ditt egna rum som kan liknas vid en portal. Där har du tillgång till anslagstavla/löpsedel, dokumentarkiv, diskussionsgrupper, deltagarlistor, automatiska bevakning av den information på nätet som är intressant för dig ( sk spejare eller intelligenta agenter). Från ditt rum finns det vägar till andra rum som du har behörighet till.

Som lärare tar jag mig till exempel till elevkansliet för att kopiera och hämta elevlistor när en ny kurs startar. Därefter skapar jag ett nytt rum för kursen och klistrar in eleverna som deltagare. Automatiskt får eleverna ett meddelande i sina respektive rum om att de nu är deltagare i kursens rum. I kursrummet finns det tillgång till samma verktyg som i det personliga rummet.

Virtuella rum är enkelt att administrera. Den som ansvarar för ett rum bestämmer vilka som ska vara deltagare i rummet. Du kan också bjuda in åskådare till rummet t ex föräldrar eller varför inte skapa ett speciellt föräldrarum.

eget system
I projektgruppen har vi tittat på First Class, Learn Loop, Flit, Den Digitala Skolbänken, Quick Place, Instant School och Virtuella rum, samt sökt information om skolor som har egna utvecklade intranät.

Vi har inte hittat något system som vi tycker passar oss helt därför har vi börjat undersöka vad det kan kosta om ett företag i intranätsbranschen bygger ett system efter våra användarkrav.

En grundbult för oss är att intranätet ska vara så enkelt som möjligt att hantera och navigera i samt att alla såväl elever, lärare och kanslipersonal ska kunna publicera dokument på nätet. Det ska räcka med elementära kunskaper i ordbehandling för att publicera dokument och elevportföljer. Eftersom vi har omkring 8000 användare på kommunens skolor får vi ställa kostnaderna hos ett licensbaserat system som Flit eller First Class mot att utveckla eller köpa ett färdigt system.

enkelt och pedagogiskt
Genom behoven av "ett livslångt lärande", kontinuerlig kompetensutveckling och ett flexibelt lärande bygger allt fler företag sina intranät för att öka lärandet i organisationen. Detta gör att det blir allt intressantare för oss i skolans värld att se om framför allt kunskapsföretags intranät kan passa oss.

Rent tekniskt är det inga problem att bygga ett intranät precis efter våra önskemål men det är som alltid en avvägning mellan önskemål och budgetens storlek. Ett större problem än de tekniska att lösa är den grafiska utformningen och användargränssnittet. Systemet ska givetvis vara så enkelt och pedagogiskt uppbyggt som möjligt och samtidigt snyggt.
En annan viktig aspekt är att bygga eller köpa ett intranätssystem som är flexibelt för de snabba förändringar som äger rum inom IT-branschen.

trådlöst
Utvecklingen går mot ett mer flexibelt användande av IT-utrustning genom att överföringshastigheten ökar och allt fler apparater som mobiltelefoner, handdatorer och bärbara datorer kan kommunicera med varandra trådlöst.

Vi kommer antagligen ha vår information samlad i arkiv på Internet och tillgängligheten ökar. Oberoende av tidpunkt och var vi befinner oss kommer möjligheterna att kommunicera med till exempel kamrater, kollegor, elever och hämta information som är relevant.

Denna utveckling kommer att påverka elever och lärares sätt och möjligheter att lära och måste därför tas hänsyn till vid anskaffandet av ett intranät.

gardera med flexibilitet
I Lerum fortsätter vi att undersöka olika alternativ och har som ambition att kunna ta ett inköpsbeslut innan sommarlovet. Oavsett vilket beslut vi tar kommer utvecklingen att springa förbi oss, det enda vi kan gardera oss med är att skaffa ett så flexibelt system som möjligt.

Förutom att undersöka marknaden håller vi på med att arbeta fram en strategi för att förankra arbetet i vår organisation. En stor fråga i sammanhanget är hur ett intranätssystem ska implementeras så att vi får så många som möjligt att använda det.

En början i det arbetet är att skapa en referensgrupp där lärare, rektorer, administrativ personal, tekniker, fack, föräldrar och elever ska vara representerade.

Bosse Andersson,
E-Post:bosse.andersson@utbildning.lerum.se